Как избавиться от многословности и научить краткости других

Время — самый ценный ресурс профессионала. Не отнимайте его у себя и своих коллег. «Многословность — это черта характера, — говорит руководитель отдела карьерного консультирования центра „Гуманитарные технологии“ Анна Мухина. — Не бывает так, что человек бесконечно говорлив на работе, а за пределами офиса предпочитает держать язык за зубами. Поэтому кардинально переделать себя не удастся, однако разумный контроль должен быть присущ любому». Многословность, тем более если это болтовня по пустому поводу, раздражает окружающих и отвлекает от работы.

Психологи утверждают, что словоохотливость решает проблему тревоги и является своеобразным способом защиты. «Такому человеку стоит проанализировать ситуацию и понять, что подобным поведением он не достигнет успокоенности. Лучше вспомнить иные антистрессовые методы: дыхательную практику и прочее», — советует Анна Мухина.

Анализ на болтливость

Осознать свои недостатки — половина проблемы. Тревожным сигналом должны стать комментарии ваших коллег и начальства: «Можно ли вернуться к сути дела?», «Что именно вы хотели сказать?», «Не могли бы вы говорить покороче?» Обратите внимание на то, сколько в среднем занимают ваши ответы на деловые вопросы. Если в говорливости вас не упрекают, но вы знаете, что любите поболтать, проведите небольшой эксперимент.

Попробуйте записать одно из своих выступлений на диктофон (или просто представьте, что вам задается какой-то конкретный вопрос) и внимательно вслушайтесь в свой текст. Запишите все услышанное на бумагу вплоть до междометий, а затем проанализируйте, какую часть текста можно было вообще не говорить и какие слова портят впечатление.

Курс лечения

Прочитайте любой текст среднего размера и попробуйте передать его главную мысль одним предложением. Чем меньше слов — тем лучше. Такое упражнение поможет вам научиться задумываться о том, что именно вы хотите сказать собеседнику.

Решайте часть рабочих вопросов посредством электронной переписки. В таких случаях вам придется подумать несколько раз перед тем, как сформулировать свою мысль, остановиться на самых главных вопросах.

Если вы знаете о том, что вам придется высказаться (это может быть не только выступление на совещании, но и просьба о прибавке, деловое предложение, собеседование, тост на корпоративе), продумайте текст заранее. Заучивать наизусть его не надо — важно представлять его структуру, тогда у вас будет меньше шансов уйти совершенно в иную сторону.

«Проблема многословия возникает тогда, когда человек не подготовил свою речь заранее, — комментирует директор по развитию компании (HR) Capital Елена Белякова. — Необходимо сформулировать основную мысль высказывания, затем проговорить ее вслух или про себя. Неплохой способ избавления от многословия — предварительное фиксирование текста на бумаге. Говорящий должен представлять, о чем он говорит. Большую роль играет построение логики рассуждения. Основная мысль должна звучать в начале речи. Когда говорящий начинает издалека, слушатели могут отвлечься и упустить главное».

Как правило, речь отягощают вводные слова, слова-паразиты, лишние эпитеты. Постарайтесь избавляться от них, внутренне контролируя свою речь. Избегайте общих фраз, обращайтесь к конкретике, оперируйте цифрами и фактами.

К примеру, фразу «Наша замечательная компания, как вы знаете, довольно давно существует на российском рынке и за это долгое время смогла заработать огромным трудом ее профессиональных сотрудников (а непрофессионалов мы не держим, я могу долго говорить на эту тему) свою незапятнанную репутацию. Вы скажете, что это не подвиг, но подумайте, кто за последний год смог добиться роста оборота на 20%…" можно просто заменить на: «Компания X успешно существует на российском рынке уже 10 лет. Доказательство нашей успешности — увеличение оборота продукции на 20% за прошедший год».

Заткнуть фонтан

Не секрет, что люди либо прячут за словоохотливостью незнание проблемы, либо стараются таким образом уйти от вопроса. «Потенциальным партнерам я всегда задаю один и тот же вопрос: „Почему я должен согласиться сотрудничать именно с вашей компанией?“, — рассказывает менеджер по закупкам Евгений Васильчиков. — Это своего рода проверка: человек должен в двух-трех словах объяснить конкурентные преимущества своей фирмы. Однажды такой ответ растянулся на целых пятнадцать минут: партнер принялся рассказывать историю создания компании, описывать предпринятые ими антикризисные меры, даже привел в пример несколько историй „осчастливленных“ ими клиентов. Я задал вопрос повторно и попросил его на этот раз быть очень кратким. Партнер растерялся и не смог ничего предложить».

Учитесь работать с болтунами. Словоохотливых людей нужно «структурировать». Не бойтесь одергивать многословного человека: «Какое отношение все вышесказанное имеет к изначальному вопросу?», «Ваше время скоро истечет, будьте конкретны», «Данную тему мы обсудим позже, а сейчас давайте сосредоточимся на нашей проблеме» и т. д.

Если вы знаете, что ваш коллега или подчиненный любит поболтать, сразу ставьте перед ним временные рамки: «У меня есть всего две минуты, чтобы выслушать вас. Пожалуйста, покороче». Со временем люди привыкнут к такому стилю общения. «Если сам руководитель — человек, который привык экономить время и изъясняться по сути дела, то подчиненные, как правило, реагируют в нужном направлении и не будут донимать его длинными речами», — говорит Анна Мухина.

Наконец, умейте читать большие тексты, экономя время. Любой доклад содержит главные тезисы в начале и конце. Привыкнув работать только с самой важной информацией, вы перестанете растекаться мыслью по древу и научитесь говорить кратко и по делу.

Мария Решетникова, Наталья Чудова

Просмотров страницы: 161