Мы уже останавливались на тех ситуациях, в которых человек просто не может заставить себя сконцентрировать внимание на чем-либо. Если мы сумеем предсказать появление такой ситуации, то сможем принять необходимые меры, либо отложить всю важную деятельность на другое время. Иногда можно также предсказать реакции людей и заранее подготовить для них несколько различных вариантов предложения. Предсказать можно довольно много различных ситуаций. Если вы чаще будете напоминать об этом своим сотрудникам, они станут реже страдать от забывчивости. Сделать это очень просто: достаточно повесить на видное место табличку (например на дверь) или же записать необходимое сообщение на магнитофон и включать его в нужное время (можно, чтобы сообщение читалось на фоне приятной музыки). Например, за полчаса до окончания рабочего дня магнитофон (или компьютер) может напомнить сотрудникам офиса, что им необходимо задать себе следующие вопросы.
- Завершили ли вы работу со всеми заказами?
- Отправили ли вы все необходимые письма?
- Разложили ли вы по папкам всю новую информацию?
- Перезвонили ли вы всем клиентам, которые вас об этом просили?
- Сделали ли вы большую часть той работы, которую наметили на сегодня?
Внимательно просмотрите весь этот список. Если вы ответили «да» на все вопросы, примите мои искренние поздравления. Если же нет, выложите на стол папку с нужными документами и оставьте себе записку с перечнем необходимых дел, которыми займетесь завтра с утра. Постарайтесь заранее спланировать весь завтрашний рабочий день, напишете список дел, а потом еще раз убедитесь, что не оставили первоочередные дела на вечер. (Помните, что подобные напоминания всегда должны выполняться в дружелюбной и юмористической форме, иначе люди будут относиться к ним, как к еще одному способу, которым начальник старается «наложить лапу» на своих подчиненных. Конечно же, такие сообщения и таблички будут не нужны, если сотрудники сами станут проверять себя перед уходом с работы и оставлять себе различные «подсказки».)
Если вы занимаете в компании руководящую должность, то предусмотреть трудную ситуацию или предсказать возможную проблему — ваша прямая обязанность, так как в этом случае вы сможете зарекомендовать себя эффективным и осмотрительным работником. Мы лучше помним те дела, которые нам необходимо делать периодически: уплатить по счету, ответить на письмо и т. д. Гораздо легче забыть то, что не укладывается в привычные рамки нашего поведения. Нам нужно постараться заранее предсказать ситуацию, в которой от нас понадобятся несколько непривычные действия. В таких случаях необходимо особенно тщательно постараться запомнить всю связанную с этим информацию: имена людей, название компании и т. д. Лучше всего будет даже завести отдельную папку под названием «Разное» или «Для необычных и интересных дел», даже если в ней будет лежать всего один документ. По крайней мере, в этом случае вы не потеряете его среди прочих рутинных бумаг. При этом старайтесь избегать автоматических движений: перекладывайте документы или заводите новые папки сознательно, отдавая себе отчет в происходящем.
Общее планирование
Уильям Джеймс заметил, что «уделить чему-либо внимание — значит отвлечься от одних вещей, чтобы иметь возможность эффективно заняться другими». Тот, кто пытается делать несколько дел одновременно (полиморфная активность), не может сосредоточиться на своей работе так же хорошо, как тот, кто выполняет за один раз только одну задачу. Выборочное внимание играет огромную роль в запоминании специфической информации. Для того чтобы процесс запоминания стал еще более эффективным, выборочное внимание нужно развивать. Для этого просто сознательно укажите себе, на чем необходимо сосредоточить внимание. Процесс выбора объектов во многом зависит от образования человека, от его характера и т. д. Все мы смотрим на жизнь сквозь призму нашей личности, со всеми ее особенностями. Бессознательный выбор объектов, которые отражаются в нашей памяти, редко осознается человеком. Если же к бессознательному выбору добавится сознательное указание на запоминание конкретного объекта, наша память сможет «записать» не только общие характеристики объекта, но и наиболее важные его стороны, что называется, «крупным планом».
На рабочем месте выборочное внимание можно «отрегулировать» с помощью списка первоочередных задач. Если вы будете выполнять их последовательно по мере появления, не откладывая на потом, у вас просто не будет шанса забыть о них. «Отсрочки только крадут у нас время», — сказал Эдвард Янг. Те, кто не привык жаловаться на память, знают, что правильная организация работы снимает с нее огромный груз и дает возможность сконцентрироваться на выполняемой задаче. Такие люди всегда стараются избавиться от длинного списка дел одним очень простым способом — они стараются выполнять все в тот момент, когда об этом подумали. Если же сделать это в настоящий момент все-таки невозможно, они оставляют для себя «подсказку» на будущее. Здесь могут использоваться самые разнообразные приемы: от засовывания письма в карман пальто (чтобы не забыть отправить его по дороге на работу) до создания сложной системы регистрации новой информации. Кроме того, те люди, которые привыкли хорошо справляться со своей работой, знают как полезно использовать в ней некоторые бухгалтерские навыки (например отмечать в календаре, когда должны быть оплачены те или иные счета, и в конце каждой недели проверять, что нужно оплатить на следующей). Действовать сразу гораздо лучше, чем придумывать причины для отсрочки. Откладывая дела на потом, вы перегружаете память и рискуете забыть сделать что-то важное.
Лучше всего руководствоваться принципом: «Стройте свою работу, исходя из приоритетов, но делайте ее прямо сейчас!» Каким бы простым ни казался вам этот принцип, он является одним из главных ключей к успеху.
Постоянный анализ тоже не дает нужной информации исчезнуть в небытии. Старайтесь как можно чаще пересматривать список дел на сегодня и на всю неделю, устраивайте «смотр» своим идеям и начинаниям, тогда вы о них точно не забудете.
Очень полезно придумывать ассоциации между различными объектами — людьми, местами и фактами. Для этого нужно просто остановиться на секунду и сделать замечание относительно любой интересной особенности всех этих объектов. Теперь вспоминая один объект, вы непроизвольно будете восстанавливать в памяти всю цепочку.
Всегда старайтесь держать перед собой то, о чем вам никак нельзя забывать. «С глаз долой — из сердца вон», гласит известная пословица. Научиться оставлять себе визуальные подсказки совсем несложно. Вы можете положить нужный предмет на сиденье автомобиля, на рабочий стол или даже загородить им выход из квартиры. Главное, чтобы вы не могли не обратить на него внимания (разумеется, если вы не бежите куда-то сломя голову и вообще ничего вокруг не замечаете! Впрочем, если вы привыкнете делать паузу и анализировать то, что вы уже сделали и что еще предстоит делать, вам не придется никуда бежать со всех ног и забывать второпях нужные вещи).
Бывает и так, что человек не верит в эффективность таких «подсказок» или же настолько уверен в собственной памяти, что даже и не подумает как-то ее подстраховать. Однако чем больше дел вам предстоит сделать, тем лучше вы должны организовать свою деятельность. Не надо полагать, что если какой-то способ кажется, на первый взгляд, слишком простым, ему не достает эффективности. Вообще, остерегайтесь недооценивать то, что поначалу выглядит совсем простым — на простое вы можете просто не обратить должного внимания, а значит и не запомнить. Чаще люди забывают простую фамилию Смит, а сложную Конценеленбоген помнят очень хорошо. Это происходит оттого, что им сначала пришлось приложить некоторые усилия, чтобы правильно произнести и запомнить такое непривычное слово.
Очень полезно вести календарь событий или другой вид ежедневника. Это целый кладезь специфической информации, которая может понадобиться в любой момент. Чем чаще вы будете ими пользоваться, тем лучше.
Не откладывайте дел на потом, старайтесь наилучшим способом организовать свою деятельность, используйте различные виды «подсказок» и календарей — это разгрузит вашу память и существенно облегчит ее работу. А память, как и турбинный двигатель, будет работать дольше и лучше только в том случае, если о ней будут хорошо заботиться.
